Är det dags att skriva veckans nyhetsbrev? Visst vore det smidigt om du bara behövde behöva göra fyra klick, och vips har du början på ett nyhetsbrev med rubrik, dagens datum och din kontaktinformation? Att jobba med mallar låter kanske inte så roligt, men det är enormt praktiskt om du har vissa typer av dokument du ofta skriver.

Jag börjar med att bygga upp det dokument jag vill använda som mall, för att sedan göra om det till en mall och visa hur det används. På vägen lägger jag in ett par olika finesser som jag tycker är trevliga. Om du inte vill ha samma utseende som jag gör du förstås ditt eget. Du kan givetvis hoppa över de finesser du inte vill använda och gå vidare till delen som handlar om hur jag skapar själva mallen.

Finess nummer ett - automatiskt datum
I rubriken till mitt nyhetsbrev vill jag ha dagens datum. Det vore kul om det fylls i automatiskt. Lite trolleri i vardagen är aldrig fel. Jag gör detta genom att infoga ett fält som hämtar det datum då dokumentet skapas.

Sätt markören där du vill ha datumet och sedan välj Infoga - Fält i menyraden. Nu får du upp en ruta som låter dig välja på en hel massa olika fälttyper. Leta upp kategorin Datum och tid och markera fältnamnet CreateDate. I listan till höger finns en mängd olika möjligheter för hur datumet kan skrivas. Välj den du tycker bäst om. Klicka sedan på OK.

Du kanske la märke till att under infoga finns också valmöjligheten Infoga datum och tid. Anledningen till att jag väljer CreateDate är att den fälttypen visar just det datum då dokumentet skapades. Infoga datum och tid kan också hämta aktuellt datum, men då uppdateras datumet var gång jag öppnar dokumentet och det kan ju bli lite förvirrande om jag öppnar ett gammalt nyhetsbrev och datumet anger att det skapades idag.

Finess nummer två - en linje under rubriken
Jag tycker det är elegant med en linje under rubriken. Det finns flera olika linjer att välja på. Du kan också välja tjocklek och färg.

Innan du sätter in linjen ska du trycka ett par gånger på entertangenten för att göra några radbyten. Det är nämligen svårt att komma åt att skriva nedanför linjen om det inte finns några blankrader att klicka på. Sedan är det dags att lägga in linjen.

Markera den text som hör till rubriken. Se till att du bara markerar texten, inte några extra rader. Välj Format - Kantlinjer och fyllning i menyraden. Välj linjetyp, färg och bredd bland inställningarna i mitten. Kontrollera så att det står Stycke i rutan Använd i. Markera i figuren var du vill ha linjen genom att klicka där linjen ska vara.

Kontrollera gärna så att det går att komma ner under linjen och skriva. Det gör du enklast genom att trycka ett par gånger på den nedåtriktade pilen på tangentbordet. Går det inte att komma ner under linjen så har du antingen missat att sätta in blankrader eller har du markerat för många rader när du satte in linjen. För att fixa det är det enklast att använda Redigera - Ångra så du tar bort linjen och sedan försöka en gång till.

Finess nummer tre - högerställd rubrik
Ibland kan det vara stiligt med en högerställd rubrik, tycker jag. Det är väldigt enkelt - bara att klicka på en knapp. Samtidigt passar jag på att ställa in det teckensnitt och den storlek jag vill ha för rubriken.

Markera texten och klicka på knappen för högerställd text. Om knappen inte är tillgänglig hos dig kan du ofta leta fram den genom att välja att du vill visa knappar på två rader.

Hittar du inte knappen så prova att använda Format - Stycke i menyraden och ställa in justering på Höger.

Finess nummer fyra - kontaktinformation längst ner på varje sida
Jag vill att min kontaktinformation ska finnas med på varje sida, oavsett hur många sidor långt nyhetsbrevet blir. Då är det praktiskt att använda funktionen Sidfot. Förutom att den gör att jag får med samma information på varje sida så gör funktionen att det jag skriver in i sidfoten hamnar verkligen längst ner på sidan. Jag behöver inte använda några tomma blankrader för att hoppa ner på sidan och jag riskerar inte att det jag skrivit ramlar över på nästa sida om jag skulle lägga till mer i texten senare.

Välj Visa - Sidhuvud och sidfot. Nu ska du få upp ett verktygsfält för sidhuvud och sidfot. Klicka på knappen för att växla till sidfot.

Nu hamnar du i ett streckat område med en liten rubrik som talar om att det är en sidfot. Allt du skriver här kommer att upprepas på samtliga sidor. Lägg till exempel till din kontaktinformation. Du kan också dekorera med en linje ovanför om du vill. Den skapar du på precis samma sätt som linjen under rubriken - men du markerar förstås att linjen ska vara ovanför det markerade stycket.

När du klickar på knappen stäng så stängs sidfoten och du är tillbaka i den vanliga sidredigeringen.

Sådant du skrivit i sidhuvud eller sidfot blir gråtonat när du arbetar med vanlig sidredigering. Det är inget att oroa sig för. När du skriver ut dokumentet blir det lika svart som övrig text.

Men om nu sidfot är så bra, varför la jag inte in rubriken i sidhuvudet? Det kunde jag förstås ha gjort om jag velat. I det här fallet tänkte jag att jag kanske ibland vill skriva flersidiga nyhetsbrev, och då vill jag bara ha rubriken på första sidan. Det går visserligen att lösa med en finurlig inställning i sidhuvudet, men den finessen visar jag dig en annan gång.

Spara som mall
När du är nöjd med ditt dokument är det dags att spara det som mall. Välj Arkiv - Spara som i menyraden. Klicka på den lilla pilen bredvid rutan för filformat och välj att du vill spara som Dokumentmall. Skriv ett namn för din mall och klicka Spara.

Viktigt! Mallen Normal är inställningarna för hur Word ska vara inställt när du öppnar det. Ändra aldrig den och använd aldrig det namnet när du sparar en mall, om du inte är alldeles säker på vad du gör.

När du är klar är det bara att stänga mallen du just skapat.

De fyra klicken - så här använder du din mall
Då är mallen klar! När du nu ska använda den är det viktigt att du inte tar Arkiv - Öppna. Då riskerar du att skriva över din mall. Istället ska du i fortsättningen skapa nya dokument baserade på mallen. Det är nu behöver dina fyra klick.

Klick nummer ett - välj Arkiv - Nytt… i menyraden. Nu får du upp Åtgärdsfönstret till höger.

Klick nummer två - välj att du vill använda en mall på datorn. Nu får du upp ett fönster som visar vilka mallar du har tillgängliga.

Klick nummer tre - markera den mall du vill använda.

Klick nummer fyra - välj OK. Och nu är du igång.