Vill ni sprida era dokument till många? Kanske gör ni en skoltidning som ni vill lägga på skolans webbsida, eller ett veckobrev ni vill skicka med e-post till alla föräldrar. Om du sparar dokumenten som pdf ökar chansen att alla kan öppna era dokument. Det tar bara ett par minuter att installera gratisprogrammet CutePDF Writer från www.cutepdf.com, och sedan är du igång.

När du sparar något du gjort i ett program sparas det vanligtvis i programmets eget filformat. Om du har din utforskare inställd så att du kan se de sista bokstäverna i filnamnet kommer du att märka att du får olika beteckningar på olika filer. Filerna får också olika symboler. För att någon annan ska kunna öppna det du gjort måste den personen vanligtvis ha samma program installerat på sin dator som du hade när du skapade materialet. Även om ni använder samma program kan en text ibland se olika ut på olika datorer beroende på att man har olika teckensnitt och skrivarinställningar.

Pdf är ett särskilt filformat för att spara texter, bilder och layouter. Det fina i kråksången är att när du sparar som pdf så sparas materialet exakt så som det skulle se ut om du skrev ut det från din dator. När någon annan öppnar det kommer det fortfarande att se likadant ut. Den som öppnar dokumentet kan välja att skriva ut eller att spara det på sin dator.

För att öppna ett pdf-dokument behövs Adobe Reader. Det programmet finns att ladda hem gratis för de allra flesta typer av datorer på www.adobe.com När man väl har det installerat kan man öppna alla pdf-filer, oavsett vilket program de är sparade i.

Att spara som pdf är lika lätt som att skriva ut
Det är enklare än vad du kanske tror att spara som pdf med CutePDF Writer. Programmet installeras nämligen som en skrivare, och allt du behöver göra är att välja det istället för din vanliga skrivare. Jag ska visa hur du gör i Word. Det fungerar precis likadant i alla program där du kan skriva ut och välja skrivare.

Börja med att välja Arkiv - Skriv ut i menyraden. Undvik snabbknappen för skrivare som ofta finns i verktygsfältet. Väjer du den kommer nämligen dokumentet utrasslande i din standardskrivare.

När du får upp fönstret för skrivarinställningar klickar du på pilen bredvid rutan för namn på skrivare och letar upp CutePDF Writer. Klicka sedan på OK.

Efter en liten stund kommer det upp ett nytt fönster där du får skriva ett namn på din pdf-fil samt välja var den ska sparas. Klicka OK igen.

Det brukar visas en liten skrivarikon nere i aktivitetsfältet en kort stund, som visar att din dator bearbetar utskriften. Snart försvinner ikonen igen. Då är allt klart och du kan leta upp din nya pdf-fil i den mapp där du sparade den. Sedan är det bara att skicka med e-post, lägga ut på Internet eller vad du nu vill göra.

Installera CutePDF Writer
Du kan ladda hem CutePDF Writer direkt från startsidan på www.cutepdf.com. För att programmet ska fungera krävs det dock en extra fil, därför föredrar jag att hämta från den sida som ger lite mer information om programmet. Den extra filen är en konverterare som heter Ghostscript.

Klicka på länkarna Free Download och Free Converter för att ladda hem. Spara dem någonstans där du lätt hittar dem, till exempel på skrivbordet.

Börja med att installera converter.exe. Det går väldigt snabbt. Dubbelklicka på filen och efter att du valt att du vill installera blinkar en svart ruta till på skärmen en kort stund. Sedan är det klart. 

Installera därefter CuteWriter.exe. Även den installationen är snabb och enkel. När du får upp ett webbläsarfönster med en kort informationstext om programmet är allt klart och du kan börja spara din första pdf.

Ofta går det lika bra att installera filerna i omvänd ordning. Då behöver du egentligen bara ladda hem CuteWriter.exe, för när du kör den installationen kommer det att komma upp ett fönster som talar om att det krävs en converter och som frågar om programmet ska hämta och installera en sådan automatiskt. Men eftersom en del virusskydd och säkerhetsprogram kan få lite skrämselhicka när ett program vill ladda hem och installera ett annat program tycker jag det är en god idé att börja med convertern, så som jag beskrivit här ovanför.

Tips - spara webbsidor som pdf 
Du kan använda PDF för att spara saker du annars tänkt skriva ut. Ett exempel är webbsidor som du vill kunna läsa offline eller dynamiska sidor som du vill spara för att kunna gå tillbaka och kolla senare. Till handdatorer och en del mer avancerade mobiltelefoner finns det pdf-läsare så att du kan ta med dig dina filer på resan.

Vill du skriva ut från din webbläsare gör du precis som i Word: välj Arkiv - Skriv ut och därefter CutePDF Writer som skrivare. Skriv önskat filnamn i rutan som kommer upp och välj var du vill spara.

Några ord om Adobe Acrobat
CutePDF Writer fungerar alltså precis som en skrivare. Dina färdiga pdf-filer skulle kunna jämföras med papper i datorn. Du kan inte ändra eller redigera något i dem. Upptäcker du att något blev fel får du istället öppna programmet där du skapade filen från början, rätta till felet och skriva ut som en ny pdf.

På www.adobe.com kan du läsa om programmet Adobe Acrobat. Det är ett mycket mer avancerat program med många funktioner som till exempel att ändra texten i en färdig pdf, skapa blanketter som kan fyllas i på datorn, bädda in multimedia som spelas i pdf-filen, eller lägga till funktioner för kommentarer och samarbete i dokument.

Om detta är intressant för er så kom ihåg att kontrollera noga vilka rabatter ni kan få som skola. Utan rabatter kostar det åtskilliga tusenlappar.